L’Ufficio con Google (parte2)

Riprendiamo il discorso aperto nel mio precedente post su come gestire il proprio ufficio o semplicemente il proprio pc, utilizzando le risorse gratuite messe a disposizione da Google® .

Quando entriamo nell’area dedicata e protetta (da notare sempre di essere sotto https ovvero sotto il protocollo di internet protetto con crittografia e quindi sicuro) del sito Google® (https://docs.google.com o https://drive.google.com) ci compare immediatamente nella parte centrale, i documenti presenti (che inizialmente troverete soltanto quelli messi come esempio e che spiegano il funzionamento dell’area docs e drive) e a sinistra la seguente colonna dei comandi:

dove con il pulsante CREA possiamo creare documenti in formato Word®, Excel®, ecc.

Quindi per intenderci:
Documento = Word®;
Presentazione = Power Point®;
Foglio di lavoro = Excel®;

Mentre con “Modulo” possiamo creare dei fantastici questionari, nel caso in cui abbiamo la necessità di raccogliere dati su dei sondaggi che vogliamo fare ponendo delle semplici domande.

Ad esempio, vi piace questo software? si no … cosa ne pensate? è bello, è brutto ecc. … e potete inviarlo con quante domande si voglia a tutti coloro che volete che vi rispondano, mediante mail oppure pubblicandolo sul vostro sito e tutti i dati raccolti saranno registrati in formato di foglio di lavoro con la praticità che comporta.

Con “Disegno”, beh, è inutile sprecare altre parole, tanto si evince molto chiaramente cosa si può andare a fare, giusto?

Oggi parleremo di come si crea un “Documento”, una “Presentazione” e un “Foglio di lavoro”.

Innanzitutto vi anticipo che il loro utilizzo è molto semplice ed in sostanza non vi basta nient’altro che cliccate sul pulsante relativo a ciò che volete creare. Se ad esempio si vuole creare un foglio testuale, facciamo un semplicissimo click su “Documento” appunto e vi si aprirà un’altra pagina del vostro browser dove comparirà un foglio bianco tipo il classico di Word®.

Una volta aperto, in alto a questo foglio troverete oltre la barra di funzionamento, dove si può scegliere il carattere, la dimensione, se in grassetto ecc., anche altre funzioni come di stampa, di inserimento immagine, di inserimento link, ordine puntato ecc. ecc., insomma tutte le funzioni base che servono per redigere il vostro documento.

Ed il nome? Beh per questo o andate in “File” e quindi “Rinomina” oppure in alto a sinistra compare già un nome quando il sistema crea la pagina bianca che si chiamerà inizialmente “Documento senza titolo” e quindi cliccate direttamente su tale scritta e potrete cambiare immediatamente il nome al vostro documento.

Man mano che iniziate a scrivere il vostro testo sul foglio bianco, Google® sta salvando in automatico.

Infatti compare spesso la scritta, in alto alla pagina, “Salvataggio in corso...” questo per garantirci di non perdere niente di quanto stiamo già scrivendo.

Una volta che scriviamo il nostro documento, questo lo possiamo condividere con altre persone cliccando un semplice pulsante posizionato in alto a destra

Insomma, con questo strumento possiamo far leggere il nostri documenti, in modo da farli correggere o metterli in conoscenza, senza la necessità di inviarli interamente per email o altro.

Innumerevoli sono i suoi utilizzi, si pensi, per esempio, ad un tesista che scrive la sua tesi, mediante Documents non correrà il rischio di perdere qualcosa dato che non ha salvato, gli basterà lavorare o sotto copertura wifi o in generale internet e con qualsiasi strumento e ogni volta che ha finito un capitolo, inviare per la revisione al relatore sarà un gioco da ragazzi perché, condividendo il documento, quando il relatore apporterà le correzioni, lui avrà tutto il documento già pronto, senza dover inserire nuovamente le parti corrette.

Un altro esempio può essere fatto con un team di lavoro, in cui bisogna lavorare con persone, tempi e/o luoghi diversi.

Leggevo tempo fa una bellissima intervista, su un noto mensile, fatta a Riccardo Donadon, uno dei 12 guru dell’innovazione, chiamati dal ministro Passera per preparare un pacchetto di misure particolari per lo Sviluppo economico. Beh queste persone hanno lavorato proprio con Google® Documents in modo tale da passarsi le informazioni l’un l’altro e condividerle in tempo reale e senza avere problemi di dover installare dei software particolari ecc, infatti loro lavoravano con iPad, con PC, con Mac, smarthphone.

Questo strumento, o meglio, i software messi a disposizione da Google® sono molto affidabili e al costo prossimo a zero, visto che si deve pagare soltanto l’accesso ad internet e quindi non lavorano in locale come un comunissimo software, vengono chiamati in gergo “Web-Based” o “Web-Application”.

Come abbiamo fatto per poter lavorare con i “Documenti”, la stessa cosa possiamo fare sia per i “Fogli di calcolo” che per le “Presentazioni”.

Basta un click e poi tutto quanto è molto semplice e verrete guidati facilmente a creare i vostri lavori e successivamente possono essere condivisi con estrema facilità con quante persone vorrete.

La prossima volta, parleremo di come creare un “Modulo”, a cosa vi potrà servire, a come potrete utilizzarlo nel migliore dei modi e gestire con semplicità le informazioni raccolte.

Ciao e alla prossima!

L’Ufficio con Google (parte 1)

Siamo talmente abituati male che ogni qualvolta compriamo un nuovo PC dobbiamo farci installare un pacchetto Office per gestire i nostri documenti Word®, Excel®, di preparare le nostre presentazioni in Power Point® e così via. Diciamo la verità, se manca questo pacchetto ci sentiamo un po’ come pesci fuor d’acqua.

Beh una soluzione economica potrebbe essere di installare sulla nostra macchina OpenOffice®, che è attualmente un valido sostituto del prima e per giunta gratis, però siamo sempre vincolati al nostro PC in ufficio o a casa e quindi se facciamo un foglio testuale magari in ufficio dobbiamo poterlo inserire in una chiavetta o mandarcelo tramite e-mail per poi aprirlo a casa per poi modificarlo e fare l’opposto contrario. Insomma una vera e propria scocciatura. O lo è solo per me?

Oggi ti voglio raccontare come possiamo ovviare a tutto ciò, quindi utilizzare degli strumenti totalmente gratuiti e validissimi e lavorare online (vedi anche il mio precedente post) senza mai perdere nulla, aggiornare e condividere i nostri documenti, non soltanto con i nostri vari PC (casa, lavoro, ecc) ma anche attraverso lo smartphone e i tablet che sono oramai sempre presenti e ancora di più nella nostra vita quotidiana.

Vi parlerò di Google Documents® o come viene chiamato dall’ultimo aggiornamento Google Drive®.

Il mondo di Google® oggi si compone di notevoli applicativi, oltre il ben noto motore di ricerca, con un’unica piattaforma e senza installare nulla nei nostri device, possiamo gestire le nostre e-mail, i nostri fogli di calcolo, le nostre presentazioni, i nostri documenti testuali, ecc. Insomma con la sola connessione internet (preferibilmente molto veloce) oggi possiamo scrivere (come sto facendo io in questo istante) i nostri articoli, revisionare quelli degli altri, fare i nostri conti utilizzando fogli di calcolo, depositare le nostre scansioni (fino a un massimo di 5 Gb gratuitamente) il tutto utilizzando il mondo di Google®, con la garanzia assoluta (se non date a qualcuno la vostra password) che nessuno senza il vostro permesso possa sbirciare.

Per iniziare bisogna andare sul sito di www.google.it e cliccando su Accedi (nella pagina in alto sulla destra) verrai indirizzato alla pagina Accounts

e da qui, se sei già registrato, puoi accedere direttamente inserendo la tua Email e Password, oppure ti devi registrare cliccando sul pulsante REGISTRATI. A questo punto dovrai riempire tutti i dati richiesti scegliendo anche una password a tua scelta, dopo di chè verrai guidato a diversi e semplicissimi passaggi successivi per completare il tutto.

E’ un’operazione abbastanza rapida e non correrai alcun rischio per la tua identità o altro, infatti ad un certo punto ti chiederà di dare il numero di telefono, ma niente paura, puoi decidere di darglielo come puoi senza problemi ignorare tale richiesta (proprio come ho fatto anch’io) cliccando sul pulsante Salva e procedi, quindi no problem.

Bene una volta creato il tuo Account, sarai guidato nel tuo spazio Google® e sempre raggiungile dalla pagina centrale (www.google.it) dal menu in alto alla pagina

Accedendo senza problemi alla sezione Documenti entrerai nel tuo spazio virtuale messo a disposizione di Google® senza aver speso alcun centesimo.

Per ora basta così, mi sembra di averti dato diverse nozioni, la prossima volta ti guiderò su quali documenti puoi creare, come condividerli e come utilizzare tale spazio per uno storage fisico senza chiavette o roba del genere.

Ciao e alla prossima!

La Digitalizzazione Italiana

Nell’Agenda Digitale Italia (ADI) come dice la parola stessa, si parla di digitalizzare il nostro paese e, non soltanto ampliando le poche infrastrutture, aggiungerei, “finalmente”, ma anche e soprattutto di digitalizzare una intera popolazione.

Si parla infatti di far utilizzare più strumenti digitali sia nella PA (pubblica amministrazione) che professionisti e aziende private in genere.

Insomma, si pone come obiettivo, di dare una struttura digitale e di farla utilizzare alla persone. Quindi basta fare file interminabili alla posta per pagare un semplice bollettino, lo puoi pagare semplicemente stando seduto a casa o nel tuo ufficio in pochi e semplici click. Questo per fare un semplicissimo esempio.

É una grande opportunità per chi è nel settore, sia come programmatore sia come consulente e sia come formatore.

Infatti se esiste questa esigenza allora il mercato si evolverà e richiederà sempre più prodotti per poter lavorare ancora di più in digitale e quindi si parlerà nello specifico di creare o saper utilizzare, ad esempio, dei Database ad OC, dei siti internet delle Web App (software da poter utilizzare sul web) e delle Mobile App (le applicazioni che vanno sui nostri smartphone e sui tablet).

Se siete registrati su Google, avrete notato come gran parte di questi strumenti già esistono.

Si va in Documents e da lì si possono creare Documenti (come si fa con Word^®), dei Fogli di calcolo (come si fa con Excel^®), delle Presentazioni (come si fa con Power Point^®), depositare i nostri documenti in Drive ( ne ho parlato nel mio precedente post) e altro ancora.

Quindi, sta a noi saper utilizzare tutti questi strumenti e, se siamo ancora più bravi di creare dei software in modo tale da agevolare il lavoro di tante persone in modo tale che l’ufficio sia un luogo sempre più confortevole anche dal punto di vista digitale.

Immagine tratta da Google Image